Hoe zit het met de vaste reiskostenvergoeding en thuiswerken?
Op dit moment werkt een groot deel van Nederland thuis, al dan niet verplicht. Bij de werkgever komt dan wellicht de vraag op of hij de vaste reiskostenvergoeding voor woon/werkverkeer moet/mag aanpassen.
Arbeidsrechtelijk
Ten eerste is daarbij van belang om te weten wat er over de reiskosten is afgesproken tussen werkgever en werknemer of wat er is vastgelegd in een personeelshandboek. De vraag is natuurlijk of daarin rekening is gehouden met de optie van verplicht thuiswerken.
Fiscaal
Als de reiskosten weliswaar op basis van een vast voorschot worden vergoed, maar er aan het eind van het jaar (of bij einde dienstbetrekking) een nacalculatie plaatsvindt (is afgesproken), is er fiscaal geen reden om tussentijds de vaste vergoeding stop te zetten. Nacalculatie is overigens verplicht als de enkele reisafstand woon-werk meer dan 75 kilometer is.
Indien er geen nacalculatie plaatsvindt, zijn er in principe 2 methodes toegestaan:
- De 128 dagen methode (hoofdzakelijk)
- De 36 weken methode (doorgaans)
De 128 dagen methode
Als de werknemer tenminste 128 dagen in een jaar naar een vaste plek reist (bij fulltime en hele jaar in dienst), mag u voor de vaste reiskostenvergoeding uitgaan van 214 reisdagen naar deze plek. 214 dagen is het totaal aantal werkbare dagen in een jaar, verminderd met een standaard aftrek wegens ziekte, verlof etc.
Voorbeeld 1
Uw werknemer werkt 2 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 85 dagen (2/5 x 214) x 50 kilometer x € 0,19 = € 813,20. Per maand kunt u uw werknemer voor deze reizen een vaste onbelaste vergoeding betalen van € 67,77, als hij in het kalenderjaar op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste plek reist.
Ingeval de werkgever de 128 dagen methode toepast, kan hij de vaste kostenvergoeding ook tijdens deze periode van thuiswerken blijven uitkeren. Pas als aan het eind van het jaar blijkt dat de werknemer niet tenminste 128 dagen op de vaste werkplek is geweest dienen er fiscale correcties te worden aangebracht.
Indien de werkgever de reiskostenvergoeding tijdelijk stop zet, telt die periode niet mee voor het bepalen of aan de 128 dagen wordt voldaan. Als de reiskostenvergoeding bijvoorbeeld een maand wordt stopgezet wegens thuiswerken, hoeft de werknemer (bij fulltime) slechts 11/12*128 = 117 dagen in het jaar op de werkplek te zijn geweest om toch te voldoen aan de regeling.
De 36 weken methode
Als een werknemer in een jaar in tenminste 36 weken naar dezelfde werkplek zal reizen, wordt hij geacht doorgaans naar een vaste arbeidsplaats te reizen. Dat betekent dat de reisafstand tussen de woning en deze arbeidsplaats bij fulltime werken over een jaar 214 maal mag worden vergoed. Zijn er meerdere plekken waar hij doorgaans komt, dan worden deze dagen naar rato verdeeld over deze plekken (en reisafstanden).
Indien een langdurige afwezigheid wordt verwacht (>6weken) mag de vaste vergoeding nog de lopende en eerstvolgende kalendermaand worden betaald. Daarna is pas weer een vaste vergoeding toegestaan per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel. Deze bepalingen zien op ziekte, maar kunnen o.i. ook worden toegepast bij afwezigheid wegens calamiteiten, zoals de coronacrisis.
Dat zou betekenen dat de vaste reiskostenvergoeding bij deze methode sowieso nog tot en met april kan worden uitgekeerd. Niemand weet wat er daarna te verwachten is. Wellicht komt hier ook nog goedkeurend beleid voor. We houden u uiteraard op de hoogte.
