Accountants dragen een maatschappelijke verantwoordelijkheid ten aanzien van fraudepreventie en -bestrijding. Weet je wanneer je melding moet maken van fraude of van overtreding van wet- en regelgeving en bij welke instantie? Wij geven je 5 tips om de wet- en regelgeving over de Wwft in jouw dagelijkse kantoorroutine op te nemen.
Schrijf een praktisch Wwft beleid voor jouw kantoor
Het schrijven van een Wwft-beleid is verplicht en dient onderdeel te zijn van een kantoorhandboek. Verlies hierbij niet de praktische kant uit het oog. Beleid is 1, maar een werkbaar proces voor het team is 2. De kans is aanwezig dat de toezichthouder BFT of de toetser van de NBA er naar vraagt bij een bezoek aan uw kantoor.
Ken jouw klant! Zorg dat jouw data op orde is en blijft
De Wwft vereist een voortdurende controle op de identificatie, de verificatie van de identiteit, het risicoprofiel van de cliënt en ongebruikelijke transacties van de zakelijke relatie tijdens de duur van de relatie. Denk aan KvK-uittreksels en kopieën van geldige identiteitsbewijzen. Toets jouw klant op alle PEP en Sanctielijsten. Veranker deze processen in jouw kwaliteitssysteem en kantoorhandboek.
Risicomanagement: Zorg voor een risicoprofiel van al jouw klanten
Een accountant of belastingadviseur heeft de verplichting om per klant een risicoprofiel te bepalen (artikel 8 Wwft). Houdt jouw klant zich wel aan de geldende wet- en regelgeving? Wwft-software die specifiek bedoeld is om bedrijven te helpen compliant te zijn met de Wwft, kan hierbij helpen. NB Als een accountant/belastingadviseur een melding van een ongebruikelijke transactie heeft gemeld, mag dit niet kenbaar worden gemaakt aan de klant.
Het hele team naar cursus
Zorg voor voldoende kennis binnen het team. Agendeer de periodieke opleidingsverplichting zoals genoemd in artikel 35 Wwft. De opleidingsverplichting geldt voor (bijna) alle medewerkers van jouw kantoor. Elke 3 jaar een incompany cursus voor het hele team organiseren is efficiënt en maakt dat het Wwft beleid binnen het kantoor weer eenduidig en up-to-date is.
Bij twijfel: melden!
De wetgever heeft de drempel voor het melden van ongebruikelijke transacties bewust laag gehouden. Dit betekent in de praktijk dat als u een transactie ongebruikelijk vindt, het accountantskantoor tot melding over moet gaan bij de FIU. Bespreek de situatie altijd eerst met de (externe) compliance adviseur. Het aanstellen van een (externe) compliance officer is voor accountantskantoren alleen verplicht als zij een oob-vergunning hebben.
