In de dagelijkse praktijk van de mkb-accountant ligt de focus vaak op de bekende posten in de jaarrekening: debiteuren, voorraden, onderhanden projecten, en natuurlijk het eigen vermogen. Maar hoe vaak wordt er echt stilgestaan bij de noodzaak van een garantievoorziening?
Wat is een garantievoorziening?
Een garantievoorziening is een passief dat wordt opgenomen in de balans wanneer een onderneming een verplichting heeft aan derden, bijvoorbeeld vanwege garantie op geleverde producten of diensten. Volgens RJk B10.105 moet een voorziening worden opgenomen als:
- Er sprake is van een verplichting (wettelijk of feitelijk)
- Het waarschijnlijk is dat voor de afwikkeling van die verplichting een uitstroom van middelen nodig is
- De omvang van de verplichting betrouwbaar kan worden geschat
De praktijk: garantie wordt vaak vergeten
Veel mkb-ondernemers geven garantie op hun producten of diensten. Denk aan een installateur die een jaar garantie biedt op zijn werk, of een meubelmaker die herstelwerkzaamheden uitvoert bij gebreken. Toch wordt in de praktijk maar zelden een voorziening opgenomen. Waarom?
- De verplichting wordt niet als zodanig herkend
- De kans op garantiekosten wordt als laag ingeschat
- De accountant stelt geen gerichte vragen over garanties
- Er is onzekerheid over de inschatting van de kosten
Een eenvoudige, maar vaak vergeten stap is het bekijken van de website van de klant. Hierop staat regelmatig informatie over garantievoorwaarden, servicebeloften en klanttevredenheidsgaranties. Deze informatie kan waardevol zijn bij het inschatten of er sprake is van een verplichting en of een voorziening overwogen moet worden.
Bewustwording en dossierdocumentatie
Als accountant is het belangrijk om verder te kijken dan de standaardposten. Vraag actief naar garantieafspraken, kijk naar historische gegevens over garantie-/herstelkosten, en bepaal of een voorziening op zijn plaats is. Zelfs als je tot de conclusie komt dat de verplichting niet betrouwbaar in te schatten is, dan nog is het volgens RJk B10.2 aan te bevelen om een toelichting op te nemen bij de niet in de balans opgenomen activa en verplichtingen.
Voorbeeld: wanneer wel, wanneer niet?
Wel voorziening
Een fabrikant van elektronische apparaten heeft op basis van historische gegevens gemiddeld 2% garantieclaims binnen een jaar na verkoop. De verplichting is waarschijnlijk en betrouwbaar te schatten.
Geen voorziening, wel toelichting
Een start-up levert een innovatief product met garantie, maar heeft nog geen historische gegevens beschikbaar. De verplichting is aanwezig, maar niet betrouwbaar te schatten. In dit geval wordt geen voorziening opgenomen, maar wel een toelichting bij de niet in de balans opgenomen activa en verplichtingen.
Tot slot: een oproep aan de mkb-accountant
Vergeet de garantievoorziening niet! Neem het onderwerp standaard mee in je jaarrekeningbespreking en leg je overwegingen vast in het dossier. Zo voldoe je niet alleen aan de verslaggevingsregels, maar lever je ook toegevoegde waarde aan jouw klant.
