Het BFT komt op bezoek

Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) voert de laatste tijd steeds meer onderzoeken uit bij accountantskantoren. Ambtenaren van het BFT bezoeken kantoren om te onderzoek of deze zich houden aan de naleving van de Wwft. Ieder kantoor is op grond van artikel 5:20 Algemene wet bestuursrecht verplicht mee te werken bij een dergelijk onderzoek.

Het onderzoek start met een algemeen vraaggesprek dat vooral gericht is op de maatregelen die jouw kantoor krachtens de Wwft moet nemen. Je kunt hierbij denken aan organisatorische maatregelen t.a.v. cliëntacceptatie, het treffen van maatregelen in de betalingsorganisatie, dossierindeling en afwerking, maatregelen in werkprogramma’s en opleidingen c.q. trainingen aan het personeel.

Je dient bij aanvang van dit gesprek een actuele cliëntenlijst en omzetgegevens ter beschikking te stellen. Na dit gesprek zal het BFT overgaan tot een inhoudelijke selectie en beoordeling van de dossiers.

Voorafgaand aan het bezoek moet je een vragenlijst invullen die je tijdig aan het BFT moet retourneren. De belangrijkste vragen hierbij zijn:

• Heeft jouw kantoor een handboek met bijbehorende kantoorrichtlijnen? Zo ja, geef een korte omschrijving.
• Werk je met werkprogramma’s? Zo ja, geef een korte omschrijving en zijn hierin vragen verwerkt met betrekking tot de Wwft?
• Heb jij of een van jouw medewerkers een cursus gevolgd inzake de Wwft? Zo ja, welke cursus en wanneer?
• Heb je een procedure inzake het cliëntenonderzoek? Zo ja, geef een omschrijving
• Hoe vindt de aanname van nieuwe cliënten plaats?
• Op welke wijze en wanneer identificeert (en verifieert) je jouw cliënten en hoe leg je dit vast? Motiveer jouw antwoord.
• Stel je beroeps- en bedrijfsmatig een adres of postadres ter beschikking of ben je jouw vennootschap aangesteld als directeur? Zo ja, welke cliënten betreft dit? Welke werkzaamheden verricht je (verder nog) voor deze cliënten?
• Heb je buitenlandse cliënten? Zo ja, hoe zijn deze geïdentificeerd en geverifieerd? Bestaat er een kantoorprocedure voor het herkennen van politiek prominente personen(PEP)?
• ​Welk percentage van jouw cliënten heb je tot op heden geïdentificeerd volgens de regels van de Wwft(onderverdeeld in natuurlijk en rechtspersonen)?
• Heb je een procedure inzake de Wwft? Zo ja, geef een omschrijving waaruit deze bestaat.
• Beschikt jouw kantoor over een compliance officer? Zo ja, wie is hiervoor aangewezen.
• Heb je cliënten welke zelf onder de Wwft vallen? Zo ja, op welke wijze ga je hiermee om?
• Heeft jouw kantoor een risicobeleid ten aanzien van cliënten? Zo ja, bestaat hiervoor een kantoorprocedure? Welke cliënten beschouw je als een hoger risico op witwassen of financiering van terrorisme?
• Heb je cliënten waarbij de omzet grotendeels contant verloopt? Zo ja, welke cliënten zijn dit en hoe ga je hiermee om?
• Heb je reeds meldingen gedaan in het kader van de Wwft of heb je dit wel eens overwogen c.q. zijn er interne meldingen binnengekomen? Motiveer jouw antwoord.
• Wordt er rekening gehouden met de Wwft verplichtingen van artikel 3 betreffende het identificeren en het op risico gebaseerde maatregelen nemen ter verificatie van de Ultimate Beneficial Owner?

 

Veel antwoorden hebben een directe relatie met jouw kantoorhandboek. Het is dus aan te bevelen deze aan het BFT ter beschikking te stellen en de vragen te koppelen aan de hoofdstukken in dit handboek.

Na afloop van het bezoek worden de bevindingen met je besproken. Later ontvang je nog een schriftelijke rapportage. Mochten de bevindingen resulteren in overtredingen van de Wwft dan bestaat de kans dat je een sanctie (boete) krijgt.

Het onderzoek van het BFT vergt een goede voorbereiding en mogelijk moet je alle puntjes nog wel op de i zetten. Tijdens onze cursussen over de Wwft wordt je hierover geïnformeerd.