Je bent er misschien al eens mee geconfronteerd: een klant van je is onderwerp van een Wwft-cliëntenonderzoek door zijn bank. De bank vraagt bijvoorbeeld:
- een door de accountant ondertekend organogram
- een verklaring van de accountant dat de organisatiestructuur compleet is weergegeven
- een verklaring van de accountant dat de herkomst van het vermogen een legale bron heeft
Waarom vraagt de bank dit soort informatie?
Een bank vraagt meestal in de volgende drie situaties documenten op bij de klant:
- Vanuit risico-overwegingen heeft de bank zich door beleid verplicht om bepaalde documentatie standaard bij de klant op te vragen
- Wanneer een klant van de bank wordt ingedeeld in een verhoogde risicocategorie, kan een bank hebben besloten dat bepaalde informatie door een onafhankelijke derde bevestigd moet worden
- Wanneer tijdens een cliëntenonderzoek door de bank, de klant een verklaring geeft die niet direct geloofwaardig lijkt of niet consistent is, dan gaat de bank op zoek naar een onafhankelijke schriftelijke bevestiging van deze verklaring.
Een accountant, vaak is de eis een RA dus geregistreerde accountant, wordt door de bank beschouwd als een onafhankelijke derde. Naast de accountant kan dit ook een notaris of advocaat zijn.
Vooral wanneer situatie 2 of 3 aan de orde is, zal een bank om bevestiging vragen van bijvoorbeeld de accountant. Dit kan direct of indirect via de klant.
Hoe ga je als accountant om met dit verzoek?
Het kan voor een dilemma zorgen. Aan de ene kant ben je klantgericht en wil je je klant helpen, aan de andere kant wil je je houden aan de Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA).
De NBA heeft op de website een FAQ MKB opgenomen. Hierin worden, verdeeld over 6 vragen, praktische handreikingen gegeven hoe je met dit soort verzoeken om moet gaan.
Samengevat is het advies vanuit de NBA als volgt:
‘Het meewerken aan cliёntonderzoeken van de bank is een verantwoordelijkheid van de cliёnt.
De accountant kan soms een rol spelen in de contacten tussen de cliёnt en de bank. Soms wordt dat ook aangeboden door de cliёnt; de accountant vergezelt de cliёnt bijvoorbeeld naar de afspraak met de bank. Sommige vragen die dan worden gesteld, of stellingen van de accountant in het gesprek, zijn inderdaad geen probleem: de vragen zijn passend.
Indien de accountant een opdracht krijgt van de cliёnt om bijvoorbeeld bepaalde vragen van het cliёntonderzoek te beantwoorden, zal de accountant moeten beoordelen of hij/zij de vragen kan beantwoorden tegen de achtergrond van de accountancyregels zoals opgenomen in de HRA. Voorkomen moet worden dat de accountant allerlei ‘exotische’ verklaringen gaat verstrekken. Als voorbeeld een verklaring dat er binnen de gehele structuur van de onderneming geen sprake is (geweest) van witwassen en/of financieren van terrorisme. Het moge duidelijk zijn dat een accountant een dergelijke verklaring niet kán verstrekken.
De accountant kan de cliënt ondersteunen in de vorm van een overige opdracht om de betreffende informatie aan te leveren bij de bank. De informatie wordt dan verstrekt onder verantwoordelijkheid en op naam van de cliënt.
Tenzij hierover tussen banken en NBA afspraken zijn gemaakt, die zijn opgenomen in een protocol. In dat protocol wordt dan duidelijk of het een assurance-opdracht of een aan assurance verwante opdracht betreft, wat de bank verwacht aan werkzaamheden van de accountant en welke standaardtekst voor een verklaring hierbij dient te worden gebruikt.’
Bron: FAQ mkb NBA
Tot slot
De banken, of in ieder geval het overgrote deel van de KYC-analisten bij banken, zijn niet op de hoogte van deze richtlijnen en adviezen die door de NBA zijn gegeven. Als je je niet prettig voelt bij het voldoen aan het verzoek van de bank, help je je klant door de bank te wijzen op deze richtlijnen en adviezen vanuit de NBA. De bank ziet het dan minder snel als onwil vanuit de klant, maar als een onderbouwde afwijzing van het verzoek. Op deze manier kun je elkaar, bank en accountant, als poortwachter ook versterken.
Hulp nodig?
Pieter-Jan Dessing CAMS CCO van DE KYC CONSULTANT heeft ruime ervaring op het gebied van Wwft-risico’s, het KYC-proces binnen het bankwezen en kan een gedegen analyse maken van het aanvraagdossier, zodat jij snel weet waar de vermoedelijke bottleneck in het aanvraagproces zit. Als we de bottleneck op kunnen lossen, heb jij er weer een tevreden klant bij die direct overtuigd is van de waarde die jij kan bieden.
“Ik ben Pieter-Jan Dessing, 41 jaar en woon met mijn vrouw, dochtertje (2,5 jaar) en kat in het pittoreske Kerkdriel, nabij Den Bosch. Opgegroeid tussen de kassen in het Westland, hoor je bij mij geen zachte G. Ik ben een sportliefhebber, zowel actief als passief. Zelf (zaal)voetbal ik, doe aan fitness en hardlopen en wintersport is elk jaar favoriet. Ik werk bijna 20 jaar in de bancaire sector. Sinds 2019 houd ik mij binnen het bankwezen fulltime bezig met KYC. Via ACAMS heb ik de opleiding tot Certified Anti Money laundering Specialist (CAMS) voltooid. Met DE KYC CONSULTANT ontlast en ondersteun ik bedrijven en dienstverleners op het gebied van Know Your Costumer (KYC). Mijn ideologische doel is om het probleem rondom witwassen maatschappelijk breder onder de aandacht te krijgen. Niet alleen banken zijn poortwachter, maar ook accountants- en belastingadvieskantoren. Als accountant heb je vanuit je eigen rol te maken met de Wwft en KYC. En heb je een verantwoordelijkheid als het gaat om de transacties van jouw klanten. Ik kan je helpen met de vragen over KYC: van jou en van je klanten!”
