Verkeersboetes die met leaseauto’s worden gemaakt door medewerkers of de directeur-grootaandeelhouder (dga). Hoe verwerk je deze verkeersboetes op de juiste manier in de administratie van een bv? Kunnen ze als kosten worden geboekt? Of moeten ze worden aangemerkt als loon? We leggen je het uit.
Verkeersboetes en de Belastingdienst: geen bedrijfskosten
Verkeersboetes zijn volgens artikel 3.14, lid 1, onderdeel c Wet IB 2001 expliciet uitgesloten als aftrekbare kosten. Dit betekent dat een boete, ongeacht of deze gemaakt wordt tijdens bedrijfsactiviteiten, niet als bedrijfskosten mag worden geboekt. Dit geldt zowel voor verkeersboetes als andere boetes die opgelegd worden wegens wetsovertredingen.
De reden achter deze regelgeving is dat de overheid niet wil dat bedrijven indirect profiteren van belastingaftrek voor gedrag dat in strijd is met de wet. Daarom zijn verkeersboetes geen aftrekbare kosten voor de vennootschapsbelasting.
Verkeersboetes als loon
Wanneer een bv een verkeersboete betaalt die door een werknemer of dga is veroorzaakt, wordt deze betaling aangemerkt als loon. De gedachte hierachter is dat de bv een privé-uitgave van de werknemer of dga voor zijn rekening neemt. Dit heeft gevolgen voor zowel de loonheffing als de verwerking van de boete in de administratie.
Voor werknemers
Betaalt de bv een verkeersboete die een werknemer heeft gekregen, dan wordt dit gezien als loon in natura. De boete wordt bij het loon van de werknemer opgeteld en is daarmee belastbaar voor de loonbelasting en premies volksverzekeringen. De werkgever moet deze betaling verwerken in de loonadministratie en hierop de verschuldigde loonheffing inhouden. De boete wordt zo gebruteerd.
Er is een belangrijke uitzondering op deze regel. Wanneer een werknemer aantoonbaar gedwongen wordt door de werkgever om de overtreding te begaan – bijvoorbeeld onder directe instructie of vanwege werkomstandigheden die niet vermeden konden worden – dan hoeft de boete niet te worden gebruteerd. Voorwaarde is dat de werknemer geen opzet of bewuste roekeloosheid kan worden verweten. In een dergelijke situatie wordt de verantwoordelijkheid meer bij de werkgever gelegd, waardoor de boete niet als een vorm van loon wordt aangemerkt. Uit een arrest van de Hoge Raad blijkt dat bij snelheidsovertredingen van minder dan tien kilometer per uur – in beginsel – geen sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid (Hoge Raad, 13 juni 2008, LJN BC8791).
Let op: de boete blijft niet aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting.
Voor de directeur-grootaandeelhouder (dga)
Voor een dga geldt een andere benadering. Als de bv de boete betaalt voor de dga, dan wordt deze betaling doorgaans verwerkt in de rekening-courant directie. Het bedrag van de boete wordt namelijk beschouwd als een privé-uitgave van de dga en moet worden terugbetaald aan de bv, tenzij de boete wordt gezien als loon.
Als de dga ervoor kiest om de boete niet terug te betalen, dan moet deze alsnog worden aangemerkt als loon. En moet hierop loonheffing worden ingehouden, net zoals bij gewone werknemers.
Verkeersboete terugbetalen door werknemer of dga
Een andere mogelijkheid is dat de werknemer of dga de verkeersboete vergoedt aan de bv. Dan kan de boete worden geboekt als een vordering op de werknemer of dga en vervolgens, na betaling, worden afgeboekt.
Hoe zit het dan met de naheffingsaanslag parkeerbelasting?
Een naheffingsaanslag parkeerbelasting verschilt van een verkeersboete en wordt fiscaal anders behandeld. In tegenstelling tot verkeersboetes, die niet aftrekbaar zijn voor de vennootschapsbelasting, kan de daadwerkelijke parkeerbelasting die wordt nageheven wél als zakelijke last worden beschouwd. Deze belasting maakt deel uit van de normale bedrijfsuitgaven en is aftrekbaar. Maar de extra kosten die samenhangen met de naheffingsaanslag, zoals boetes of verhogingen die bovenop de oorspronkelijke parkeerbelasting worden berekend, zijn niet aftrekbaar. Deze extra kosten worden beschouwd als een straf, en net als bij verkeersboetes, blijven deze sancties fiscaal niet aftrekbaar. Zo wordt er een onderscheid gemaakt tussen de zakelijke correctie (de nageheven belasting) en de strafcomponent (de extra kosten).
En hoe zit dit voor de eenmanszaak?
Bij een eenmanszaak zijn de inkomsten en uitgaven van de onderneming direct verbonden met het privévermogen van de ondernemer. Daarom kunnen de verkeersboetes die door de ondernemer zelf worden gemaakt, niet als zakelijke kosten worden aangemerkt. Kortom, in een eenmanszaak kunnen verkeersboetes die door de ondernemer zelf zijn gereden nooit als bedrijfskosten worden afgetrokken. Ze blijven altijd een privé-uitgave van de ondernemer. Voor personeel in de eenmanszaak geldt hetzelfde als voor personeel in een bv.
Ons advies
Het verwerken van verkeersboetes in de administratie van een bv vereist zorgvuldigheid en nauwkeurigheid. Verkeersboetes mogen nooit als aftrekbare kosten worden geboekt. Als de bv de boete betaalt voor een werknemer of dga, dan wordt dit aangemerkt als loon in natura en moet de boete zo worden verwerkt in de loonadministratie of rekening-courant.
De beste oplossing is dat de verkeersboete door het personeelslid of de dga zelf wordt betaald. Op die manier vermijdt de bv mogelijke fiscale complicaties en wordt de boete correct behandeld als een privé-uitgave. Zonder dat dit invloed heeft op de loonadministratie of belastingafdrachten.
Twijfel je over de correcte verwerking van een boete? Onze helpdesk fiscaal of vaktechniek helpt je graag verder.
