Verwerking van voorziening groot onderhoud

De regels op grond van het jaarrekeningrecht komen niet altijd overeen met de fiscale spelregels.

Helpdeskvraag voorziening groot onderhoud

Regelmatig ontvangen wij vragen over de verwerking van groot onderhoud. Hierbij is het van belang te bedenken dat de regels op grond van het jaarrekeningrecht niet altijd overeenkomen met de fiscale spelregels.

De opties

Voor de verwerking van de kosten van (groot) onderhoud staat fiscaal een aantal opties open.

1. O.b.v. goed koopmansgebruik(voorzichtigheid en realiteit) de kosten aftrekken op het moment dat deze daadwerkelijk worden gemaakt;
2. Jaarlijks doteren aan een kostenegalisatiereserve en vervolgens de daadwerkelijke kosten t.l.v. deze reserve brengen (artikel 3.53 Wet IB 2001);
3. Het vormen van een (fiscale) voorziening groot onderhoud (artikel 3.25 Wet IB 2001);
4. Kosten activeren als onderdeel van de kostprijs van het bedrijfsmiddel.

Let op! De keuze staat niet (altijd) vrij.

Indien namelijk de kosten zien op achterstallig onderhoud, dat op het moment van aanschaf al aanwezig was, kan de verplichting bestaan de kosten te activeren. Hiervan is sprake indien aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Een versleten onderdeel van een bedrijfsmiddel wordt vernieuwd;
• De kosten van vernieuwing zijn in verhouding tot de aanschafkosten aanzienlijk. Een indicatie voor hetgeen onder ‘aanzienlijk’ moet worden verstaan, volgt uit een uitspraak van de Hoge Raad inzake een beschadigde vrachtauto, waarin werd beslist dat herstelkosten ad ruim fl. 20.000 bij een boekwaarde ad ruim fl. 82.000 als investering moeten worden aangemerkt;
• De kosten zijn niet in hoofdzaak (voor 70% of meer)  veroorzaakt door het gebruik door de ondernemer die de vernieuwing aanbrengt. De activering vindt dan plaats naar verhouding van de gebruiksjaren van de oude en de nieuwe ondernemer.

Voor het doteren aan een kostenegalisatiereserve bestaande de volgende spelregels:

• De kosten moeten ongelijkmatig verdeeld in de toekomst worden uitgegeven;
• De kosten moeten worden veroorzaakt door de (eigen) bedrijfsuitoefening in het jaar van dotatie;
• De kosten die in een bepaald jaar zijn opgeroepen leiden in een later jaar tot een piek in de uitgaven;
• Er is een redelijke mate van zekerheid dat de kosten zich voordoen;
• De hoogte van de jaarlijkse dotatie wordt bepaald door de geschatte kosten te delen door het aantal jaren waarin deze kosten worden opgeroepen. Er kan geen inhaal van al verstreken jaren plaatsvinden.
• Er moet een bestendige gedragslijn worden gevolgd. Indien eenmaal is besloten te gaan reserveren, moeten de dotaties worden voortgezet;
• De kosten van al bij aanschaf aanwezig achterstallig onderhoud kunnen (dus) niet in de reserve worden opgenomen.

Voor het doteren aan een voorziening groot onderhoud bestaande de volgende spelregels (n.a.v. het baksteenarrest):

• de toekomstige uitgaven vinden hun oorsprong in de periode voorafgaande aan de balansdatum;
• er is een redelijke mate van zekerheid dat deze kosten zich voordoen en de omvang kan redelijkerwijs worden geschat;
• de kosten kunnen ook overigens aan die voorafgaande periode worden toegerekend (m.a.w. de kosten zien niet op toekomstige jaren of voordelen);
• i.t.t. bij de kostenegalisatiereserve kan hier wel inhaal plaatsvinden van voorgaande jaren;
• de kosten van al bij aanschaf aanwezig achterstallig onderhoud kunnen echter ook hier niet worden meegenomen.

Advies

Het mag duidelijk zijn dat de voorziening groot onderhoud in het algemeen de voorkeur krijgt boven de kostenegalisatiereserve. Deze keuze staat vrij. Wat niet is toegestaan, is de keuze baseren op incidenteel fiscaal voordeel. Stel dat er verliezen zijn die dreigen te verdampen. De gedachte zou dan kunnen opkomen om de kosten niet gelijk te nemen, maar te activeren, zodat hierover gedurende de resterende gebruiksduur kan worden afgeschreven. Dat is niet toegestaan, tenzij er wordt voldaan aan de eisen voor activering, maar dan is activering dus verplicht.