Elke werkdag bereikbaar via 033 433 72 17
Nieuws

NBA-toetsing in 10 stappen

Optimaliseer uw kans op een voldoende!
Auxilium medewerker

De NBA-toetsing komt er weer aan. Hoe bereid u zich goed voor en hoe vergroot u de kans op een voldoende van de toetsing? Lees onze tien stappen/tips ter voorbereiding!

1. Monitoringvragenlijst

Elk accountantskantoor moet jaarlijks de monitoringlijst van de NBA invullen. Deze vragenlijst heeft voor de beroepsorganisatie een aantal functies:

  • inventarisatie van de Nederlandse accountantspraktijken, de accountants die er werken en de soorten opdrachten die worden uitgevoerd;
  • ​de selectie vergemakkelijken van te toetsen accountantspraktijken. Toetsing vindt normaliter plaats op basis van een cyclus van zes jaar. Ook nieuwe kantoren worden hierin meegenomen. Als gevolg van de Verordening op de kwaliteitstoetsing NOvAA/ NIVRA (incidentenonderzoek of thematisch onderzoek) kunnen kantoren ook op basis van andere (risico)factoren worden geselecteerd. Bijvoorbeeld een kantoor waarbij recentelijk een tuchtprocedure heeft gespeeld;
  • bepaling van de toetsingskosten. Afhankelijk van het type (zie stap 2) en de grootte van het kantoor zijn in de Verordening op de kosten kwaliteitsbeoordelingen AA of RA (artikel 2 en 12) tarieven vastgesteld. Een accountantskantoor met één daarbij werkzame – of daaraan verbonden – accountant met een omzet van maximaal 450.000 per jaar, waar geen assurance-opdrachten worden verricht, betaalt voor een toetsing 1.600. Er komt in dat geval één toetser op bezoek. Een kantoor dat niet wordt geselecteerd voor een toetsing, ontvangt van de Raad voor Toezicht toch een nota van 55 per accountant (artikel 10 van de Verordening op de kosten kwaliteitsbeoordelingen AA of RA).

2. Beoordeling type kantoor

In beginsel wordt gesproken over drie typen kantoren:

  • een accountantspraktijk die onder de Verordening Accountantsorganisaties (een kantoor met ‘AFM-vergunning’) valt;
  • een accountantspraktijk die onder de Nadere Verordening Accountantskantoren ter zake van assurance-opdrachten valt;
  • een accountantspraktijk die onder de Nadere Verordening Accountantskantoren inzake aan assurance verwante opdrachten valt (lees: samenstellingsopdracht).

Elk kantoortype moet zich aan minimale kwaliteitsstandaarden houden. Deze standaarden staan in de desbetreffende Verordeningen en in aanvullende algemene regelgeving. De VGBA (voorheen de VGC) is daarbij het belangrijkst.

3. Oriënterende vragenlijst

Kantoren die voor een toetsing zijn geselecteerd moeten de ‘oriënterende vragenlijst’ invullen die aansluit bij hun type kantoor. Hieruit moeten de opzet en het bestaan van het kwaliteitssysteem blijken.
De vragenlijst bestaat uit de volgende onderdelen: Algemeen, Fundamentele Beginselen, Vaardigheden en bekwaamheden personeel, Aanvaarding en continuering van opdrachten, Planning van de werkzaamheden, Uitvoering van de werkzaamheden, Inschakelen van deskundigen en Documentatie van de werkzaamheden. De vragen per onderdeel gaan over het kwaliteitsbeleid, het stelsel van kwaliteitsbeheersing en het stelsel van kwaliteitsbewaking.

De ‘oriënterende vragenlijst’ is onderdeel van de toetsing en wordt ter beschikking gesteld aan de toetsers, zodat zij zich kunnen voorbereiden. Op grond van de ingevulde lijst kunnen ook de juiste toetsers worden toegewezen, zodat de ‘ideale match’ ontstaat tussen de betrokken toetsers en de specifieke kantoortypen en soorten opdrachten.

4. Toetsingsmap

Zoals bij stap 3 genoemd, moet een lijst met documenten gereed zijn voor de bewijsvoering over het kwaliteitssysteem. Deze hoeven niet te worden ingestuurd, maar het is wel zinvol om ze goed geordend onder handbereik te hebben bij het begin van de kwaliteitstoetsing. Leg een ‘toetsingsmap’ aan, met onder meer de volgende documenten:het kantoorhandboek (zie ook stap 5);

  • een registratie van de naleving van de PE-verplichting;
  • ​uw waarnemingsovereenkomst (ook bij kantoren waarbij meerdere accountants werkzaam zijn); een kopie van de aansprakelijkheidsverzekering en het betalingsbewijs daarvan, waaruit blijkt dat de lopende premie is voldaan;
  • ​de statuten of overeenkomsten waarin de juridische en organisatorische structuur van het kantoor zijn vastgelegd.

​5. Kantoorhandboek

Elk kantoor moet met een kwaliteitshandboek (kantoorhandboek) aantonen dat het voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. In dit handboek is minimaal het volgende beschreven:

  • het kwaliteitsbeleid, -systeem en de maatregelen ter bewaking hiervan (consultatie, opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling);
  • een beschrijving van de voorgeschreven standaardaanpak voor het verrichten van assurance-, non-assurance- en overige opdrachten;
  • de maatregelen die genomen zijn voor de bewaking van de fundamentele beginselen van het accountantsberoep (professionaliteit, integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid).

​Het handboek moet bekend zijn bij alle medewerkers en bij externe partijen die worden ingeschakeld.

6. Dossierselectie

De toetsers kiezen volgens een vastgesteld selectieprotocol welke dossiers in aanmerking komen voor de toetsing. Iedere toetser reviewt er (minimaal) twee. Hoofdregel hierbij is dat ze van iedere opdracht minimaal één dossier moeten toetsen.

7. Ontvangst toetsers

De indeling van een toetsingsdag verloopt volgens een vast schema:

  • openingsgesprek waarbij de ‘Oriënterende vragenlijst’ wordt doorgenomen (1,5-2,0 uur);
  • doornemen van het handboek en de toetsingsmap, inclusief de daarbij behorende documenten (1 uur);
  • review van de geselecteerde dossiers, dit zijn twee dossiers per toetser (3,5-4,0 uur);
  • slotgesprek waarbij de belangrijkste conclusies worden doorgenomen (1,5-2,0 uur).8 De dossierreviews

De Raad voor Toezicht heeft bij de toewijzing van de toetsers rekening gehouden met hun kwaliteiten, zoals ervaring met (digitale) systemen van kwaliteitsbeheersing (met name de digitale dossiervorming). Een toetsing wordt (meestal) binnen een dag afgerond. Het is ook van belang voor het kantoor dat deze dag efficiënt wordt ingevuld.

9. Slotgesprek/evaluatieformulier

De climax komt aan het eind van de dag: de bespreking van de uitkomst. Gebaseerd op de conclusies uit de ‘oriënterende vragenlijst’ (opzet en bestaan kwaliteitssysteem) en de dossierreviews (bestaan én werking kwaliteitssysteem).

10. Definitief oordeel toetsers

De toetsers laten aan het eind van de toetsing weten wat het eindoordeel is wat zij aan de Raad voor Toezicht gaan voorstellen. Aan de hand van een recapitulatiestaat toetsingen komen de toetsers met hun bevindingen. Zij kunnen hierbij aanbevelingen en/of aanwijzingen geven. Als er sprake is van louter aanbevelingen, dan luidt het oordeel voor de toetsing in beginsel ‘voldoet aan de te stellen eisen’. Geven de toetsers aanwijzingen, dan resulteert dit vaak in het oordeel ‘voldoet niet aan de te stellen eisen’.

Enkele dagen na de toetsing wordt de definitieve conclusie kenbaar gemaakt; in deze documentatie is ook de eindbespreking van de toetsing vastgelegd. Het kantoor kan op deze vastlegging nog schriftelijk reageren voordat de stukken naar de raad worden gestuurd. Let wel, het gaat om het oordeel van de toetsers aan de Raad voor Toezicht. Het uiteindelijke oordeel geeft de raad. Zij heeft hier op grond van artikel 15 van de Verordening op de kwaliteitstoetsingen NOvAA/NIVRA de mogelijkheid voor. Echter, zij moet hiervoor wel een motivatie geven. Mocht de raad het oordeel van de toetsers niet overnemen, dan stelt zij het kantoor hiervan op de hoogte en biedt gelegenheid voor een aanvullende reactie.