Onbelaste vergoedingen van de werknemer

Helpdeskvraag

Mijn klant wil een computerbril vergoeden aan zijn werknemer. Voor veiligheidsbrillen mag dit fiscaal onbelast vergoed worden. Hoe zit dit met een computerbril?

Antwoord

In principe behoort elke verstrekking/vergoeding door de werkgever tot het loon van de werknemer. Dit is gebaseerd op de wet op de loonbelasting. Vervolgens moet beoordeeld worden of er binnen de werkkostenregeling een vrijstelling of onbelastbaarheid bestaat.

Voor de beantwoording van deze vraag moeten we een onderscheid maken in de verschillende brillen die door een werknemer gebruikt worden tijdens het werk.

Veiligheidsbril

Het meest voor de hand liggend is de veiligheidsbril. Deze wordt in het kader van het werk door de werkgever aan de werknemer ter beschikking gesteld. In de bouw, laboratoria etc.  worden dit soort brillen gebruikt. In bijna alle gevallen zijn deze veiligheidsbrillen een voorschrift vanuit de Arbeidsomstandighedenwet en dus verplicht. Als een bril kan worden aangemerkt als veiligheidsbril (voorvloeiend uit de verplichting van de Arbovoorzieningen) dan wordt deze bril niet tot het loon van de werknemer gerekend. In de werkkostenregeling is deze bril dan ook onbelast te verstrekken, hij valt dan onder de zogenaamde gerichte vrijstelling.

Computerbril/leesbril

Een tweede categorie brillen is de computerbril en leesbril. Deze twee typen brillen vallen niet in de categorie Arbovoorzieningen. Zij kunnen dan ook niet zomaar onbelast worden vergoed. In de toekomst worden computerbrillen misschien opgenomen onder het hoofdstuk Arbovoorziening. Maar dat is nu niet het geval. Ook al heeft de werknemer deze bril nodig tijdens het werk, het onbelast vergoeden dan wel verstrekken is niet mogelijk. De Belastingdienst vindt dat deze brillen geen specifieke relatie hebben met alleen het werk. Ze zijn namelijk ook thuis te gebruiken.

Fiscale behandeling

Er zijn drie mogelijkheden om deze brillen op de juiste fiscale manier te behandelen.

• De waarde van de bril wordt opgeteld bij het loon van de werknemer. Hierdoor krijgt de werknemer netto wat minder loon dan de bril heeft gekost.
• De waarde van de bril wordt omgezet naar een brutobedrag en wordt tot het loon gerekend. Op deze manier houdt de werknemer de waarde van de bril over als extra loon.
• De waarde van de bril wordt door de werkgever ondergebracht in de zogenaamde vrije ruimte van de werkkostenregeling. Dit is de voordeligste oplossing en voor de werknemer de oplossing om de bril onbelast verstrekt of vergoed te krijgen.

Advies

Uiteraard moet bij deze laatste methode beoordeeld worden of het verstrekken/vergoeden van dit soort brillen wel zo gebruikelijk is. Daarnaast is de kans groot dat op jaarbasis de vrije ruimte wordt overschreden en dat de werkgever dan 80% loonheffing moet betalen over het bedrag van de overschrijding van die vrije ruimte. Deze overschrijding kan ook zijn veroorzaakt door de hierin ondergebrachte bril(len). Overigens geldt dit ook voor een directeur-grootaandeelhouder die graag een computerbril van zijn BV verstrekt wil krijgen.