Traditioneel is het einde van het jaar bij veel bedrijven het moment voor de beoordelingsgesprekken. Wat is het belang van deze gesprekken en waar moet je vooral op letten? Inclusief 3 tips.
Beoordelingsgesprek
Een beoordelingsgesprek is in strikte zin een eenzijdig gesprek waarbij het functioneren van een medewerker wordt beoordeeld. Vaak levert de medewerker informatie over geleverde prestaties en een reflectie op het eigen functioneren. Tijdens de beoordeling worden vaak de gevolgen besproken zoals mogelijke salarisverhoging, functiewijzigingen of verbeterpunten. Een beoordelingsgesprek mag eigenlijk nooit een verrassing zijn. Om deze reden wordt er vaak gesproken van een beoordelingscyclus waarbij naast het beoordelingsgesprek, ook een functioneringsgesprek plaatsvindt en in sommige gevallen ook een planningsgesprek. Waar dienen deze voor?
Planningsgesprek (tweezijdig)
Bij een planningsgesprek worden de doelstellingen voor het aankomende jaar besproken en wat er voor nodig is om deze te behalen. Dit kunnen ‘harde’ targets zijn, maar ook persoonlijke ontwikkeling op het gebied van vaardigheden.
Tip 1: maak doelstellingen altijd SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgeboden). Hoe vervelend is het als een doelstelling onduidelijk is en er bij de beoordeling discussie ontstaat over of het doel behaald is. Dit kun je voorkomen door de doelstelling SMART te formuleren.
Functioneringsgesprek (tweezijdig)
Bij het functioneringsgesprek wordt tussentijds gekeken of de afgesproken doelstellingen op planning liggen of dat deze mogelijk bijgesteld moeten worden, bijvoorbeeld door veranderende omstandigheden. Dit kunnen externe factoren zijn (zoals COVID) of persoonlijke omstandigheden. Zorg dat het om de medewerker draait en besteed aandacht aan het functioneren en de persoonlijke ontwikkeling. Een functioneringsgesprek is een dialoog. Sta daarom open voor feedback van de medewerker. Soms kan het nodig zijn om een extra gesprek in te plannen. Deze zijn allemaal bedoeld om te voorkomen dat de beoordeling verrassingen oplevert.
Tip 2: Leg alles vast! Dit lijkt een open deur, maar wij zien in de praktijk nog te vaak dat dit niet gebeurt. In de perfecte wereld is dit geen probleem, maar om allerlei verschillende redenen kan er een moment komen waarop er verschil van inzicht ontstaat over het functioneren. In dat geval is een dossier absoluut noodzakelijk. In het extreme geval waarbij het tot ontslag komt, vormt het personeelsdossier inclusief de functionerings- en beoordelingsverslagen bewijslast.
Tip 3: Beoordelings- en functioneringsgesprekken zijn personeelsinstrumenten, maar als het gedaan wordt omdat dit nu eenmaal zo hoort dan moet je je afvragen of dit het juiste doel is. Deze gesprekken zijn nl. ook momenten waarop er aandacht is voor het welzijn en geluk van de medewerker, een mogelijkheid om in te kunnen spelen op veranderingen en voorkomen van langdurige irritaties en medewerkers gemotiveerd en verbonden te houden. Kortom voor je begint, denk goed na wat het doel is en op welke manier je het vorm wilt geven.
Meer weten over beoordelen en functioneren?
Onze personeelsadviseur Ilon Hemmelder kan u begeleiden bij beoordelings- en functioneringstrajecten.
