Het digitale landschap verandert snel bij accountantskantoren. We werken steeds meer met handige online tools. De manier waarop we online met onze klanten samenwerken verschuift daardoor ook. We zien dat kantoren vaker kiezen voor verschillende toepassingen in plaats van één klantportal. Maar hoe effectief is dat? En hoe ervaart een klant dit en hoe borg je de veiligheid in gegevensuitwisseling? Het is een puzzel, niet eenvoudig, maar zeker op te lossen!
Verandering rond klantportalen
De veranderingen in de softwaremarkt en de opkomst van online (SaaS)-software bieden nieuwe mogelijkheden. Zoals real-time samenwerking bij aan te leveren stukken door de klant. Opgevraagde gegevens kunnen direct in het dossier verwerkt worden.
Het wegwijs maken van klanten op een portal kost tijd en dus ook geld. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt kunnen veel kantoren hier geen tijd aan besteden. Platformen voor digitaal ondertekenen springen in op deze ontwikkeling. Ze faciliteren op een eenvoudige en goedkope manier de uitwisseling van documenten. Inclusief aanlevering bij de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en de banken.
Wirwar van online applicaties
De integratie van online tools zorgt voor meer functionaliteit, gemak en lagere kosten. Maar je kunt ook het overzicht verliezen. Binnen een kantoor kunnen er veel verschillende applicaties gebruikt worden in de samenwerking met de klant. Soms verschilt het zelfs per medewerker. Hoe deel jij met je klant een document met gevoelige inhoud, denk ook aan legitimatiegegevens als onderdeel van het Wwft-proces. Het gebruik van verschillende tools kan leiden tot versnippering van informatie en inefficiënte workflows. Terwijl een goed digitaal ecosysteem belangrijk is voor de toekomstbestendigheid van elk accountantskantoor.
Veiligheid boven alles
Cyberaanvallen worden steeds geavanceerder en met de wet- en regelgeving voor gegevensbescherming (AVG) moeten kantoren de juiste maatregelen nemen. Gevoelige gegevens uitwisselen via e-mail of Dropbox kan niet meer. Je moeten denken aan tweefactorauthenticatie, versleuteling en veilige(re) systeemkoppelingen. Ook digitale handtekeningen moeten betrouwbaar geïmplementeerd zijn om zeker te zijn over het rechtsgevolg. Daarbij komen er specifieke -en nieuwe- richtlijnen om de hoek kijken vanuit Europa, zoals met NIS2 en de herziene eIDAS-verordening.
Tijd voor een op maat gemaakt plan
Elk accountantskantoor is uniek en er is geen one-size-fits-all oplossing voor digitale samenwerking. Ook niet met een klantportal. Ieder kantoor moet een soort plan van aanpak maken. Je kunt meerdere oplossingen in de samenwerking met je klanten hebben, maar de gegevensstroom moet duidelijk zijn. Hierbij kun je je afvragen:
- Welke tools bieden de beste waarde voor mijn klanten en mijn team?
- Hoe kunnen deze tools geïntegreerd worden binnen mijn werkprocessen?
- Hoe waarborg ik de consistentie en integriteit van gegevens over verschillende platforms?
- Zijn alle vormen van gegevensuitwisseling veilig?
De digitale verandering biedt kansen, maar alleen als we deze bewust en met zorg benaderen. Slim samenwerken is de juiste keuzes maken.
In de cursus Veilig en slim samenwerken met klanten van Reindert Doorn van DOCCO, gaan we aan de slag met de (digitale) mogelijkheden voor een veilige samenwerking met jouw klanten.
Dit artikel is een samenwerking met Reindert Doorn van DOCCO.
